Tag Archives: đàm phán

Kỹ năng đàm phán cho các nhà quản trị

Kỹ năng đàm phán cho các nhà quản trị

Biết rõ những điều mà bạn muốn – là một nhà quản trị, điều quan trọng cần làm khi bước vào cuộc đàm phán là biết rõ bạn muốn kết quả cuối cùng của mình như thế nào.

Kỹ năng đàm phán cho các nhà quản trị

Kỹ năng đàm phán cho các nhà quản trị

Biết rõ đối tác bạn muốn gì – Đối tác của bạn cũng sẽ có một lịch làm việc khi họ bước vào cuộc đàm phán. Hãy lưu ý tìm hiểu trước họ muốn kết thúc buổi đàm phán đó như thế nào. Hiểu rõ giải pháp tài chính, tình cảm, tinh thần hay vất chất mà họ mong muốn có được. Hãy dự đoán các ý kiến phản đối – quá trình đàm phán không phải lúc nào cũng dễ dàng. Là một người quản lý, bạn phải hiểu rằng bạn sẽ vấp phải những phản đối từ nhân viên khi tiến hành. Bạn cần tự chuẩn bị cho điều này thật chu đáo trước buổi đàm phán. Đảm bảo rằng bạn có các bằng chứng liên quan trong tay mà bên kia có thể xác định và liên hệ tới được.

Xác định những khoản nhượng bộ – Xác định những yếu tố không thể đàm phán và những điều mong muốn và những điều mà bạn sẵn sàng cho đi để nhận lại cái khác. Tất nhiên, bạn sẽ không bao giờ thỏa mãn hết tất cả các nhu cầu của mình sau buổi đàm phán. Các cuộc đàm phán thường mang tính chất có qua có lại và với tư cách là một nhà quản lý, bạn cần đáp ứng một phần đòi hỏi của nhân viên.

Xác định “điểm ra về” của bạn – Khi bạn xác định “điểm ra về” của mình, bạn sẽ định rõ vào lúc nào sẽ không cần phải tiến hành đàm phán nữa. Trước khi bắt đầu các cuộc đàm phán, bạn phải nắm chắc những điểm mà mình sẽ chấm dứt cuộc nói chuyện. Đây sẽ là một nguồn rất quan trọng để bạn nắm được quyền lực trong cuộc đàm phán, vì thế khi bạn gặp phải tình huống đã chuẩn bị thì bạn phải chắc chắn là mình hành động.

Luyện tập với đồng nghiệp – Cũng như bất kỳ buổi thuyết trình quan trọng nào khác, bạn cần phải luyện tập. Bạn có thể đối mặt với một cuộc tranh luận và cách tốt nhất là phải tập dượt các kết quả có thể có. Thông qua việc tập luận với một ai đó, bạn sẽ xây dựng được sự tự tin trước tình huống đó và nó sẽ giúp cuộc đàm phán diễn ra thật suôn sẻ.

Điều cần nhớ khi phát triển một chiến lược thương lượng

Điều cần nhớ khi phát triển một chiến lược thương lượng

Một vài điều cần nhớ khi phát triển một chiến lược thương lượng:

Điều cần nhớ khi phát triển một chiến lược thương lượng

Điều cần nhớ khi phát triển một chiến lược thương lượng

Hành động một cách hợp tác, không phải một cách cạnh tranh. Không phải là: “tôi chống lại anh”. Chúng ta xem người khác là một đối tác, chúng ta nhận thức được rằng mỗi người tham gia thương lượng đều vì một lợi ích nào đó. Sẽ là một sai lầm lớn khi nghĩ ai đó sẽ cho không bạn cái gì. Vì thế, cố gắng xác định điều gì người khác muốn, đổi lại thứ bạn muốn. Sau đó trình bày điều kiện của bạn để chỉ cho họ rằng, nếu họ giúp bạn có được thứ bạn cần, bạn cũng sẽ giúp họ có được thứ họ cần. Đôi bên cùng có lợi.

Xác định tình huống: Khi thương lượng, bạn không nói với tổ chức đó, mà nói với người đại diện cho tổ chức đó, đang ngồi trước mặt bạn. Khi bạn xem người khác trong quan điểm này, bạn có thể nhìn thẳng vào mắt họ.

Tăng cường mong đợi của bạn: Bạn thường có những điều bạn mong sẽ có. Nếu bạn không nghĩ bạn sẽ được thăng tiến, có thể bạn sẽ không được. Nếu bạn không nghĩ bạn sẽ giành được hợp đồng nào đó, thì chưa chắc bạn đã giành được. Bạn sẽ không thể nỗ lực vào điều bạn nghĩ sẽ không thành công. Vì thế, bạn có thể hành động tốt nếu bạn mong muốn có được cái bạn cần. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy rằng, khi bạn thực sự mong đợi có được cái bạn đang tìm kiếm, những người khác cũng sẽ cảm nhận được mong muốn của bạn.

Nguyên tắc cơ bản để thành công trong đàm phán

Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia. Việc nắm vững các nguyên tắc cơ bản sẽ giúp thành công cho cuộc đàm phán:

Nguyên tắc cơ bản để thành công trong đàm phán

Nguyên tắc cơ bản để thành công trong đàm phán

–         Đàm phán là một việc tự nguyện

–         Phải có ít nhất một trong các bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng sẽ đạt được mong muốn đó.

–         Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng những quyết định được hình thành trên cơ sở thỏa thuận chung chứ không phải là quyết định đơn phương

–         Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán

–         Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong muốn trong phạm vi nào đó

–         Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

–         Các bên có định kiến lẫn nhau

–         Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng

–         Không xác định được thế mạnh của mình và sử dụng chúng một các hiệu quả

–         Chỉ có một phương án duy nhất, không có phương án thay thế

–         Không biết cách nâng cao vị thế của mình

–         Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề,…)

–         Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trước

–         Vội bỏ cuộc khi hình như gặp bế tắc

–         Không chọn được thời điểm kết thúc hợp lý.

Những điều cần tránh khi đàm phán

Những điều cần tránh khi đàm phán

1. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán:

Sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác.

Những điều cần tránh khi đàm phán

Những điều cần tránh khi đàm phán

2. Không có kế hoạch cụ thể:

Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.

3. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác:

Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.

4. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán:

Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hòan toàn khác.

5. Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán:

Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã “bắn hết đạn” ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, “tiêu hóa” các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.

6. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác:

Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.

7. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán:

Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.

8. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác:

Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.

Những lỗi thường gặp trong quá trình đàm phán

Những lỗi thường gặp trong quá trình đàm phán
Những lỗi thường gặp trong quá trình đàm phán

Những lỗi thường gặp trong quá trình đàm phán

Những lỗi thường gặp trong quá trình đàm phán:

1. Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn

2. Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định

3. Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào

4. Bước vào đàm phán với mục đích chung chung

5. Không đề xuất những quan điểm và lý lẽ có giá trị

6. Không kiểm sóat các yếu tố tưởng như không quan trọng như thời gian và trật tự của các vấn đề

7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước

8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán

9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc

10. Không biết kết thúc đúng lúc

Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường:

1. Không ngắt lời bên kia. Nói ít và tích cực nghe

2. Đặt các câu hỏi mở có mục đích để tạo sự hiểu biết

3. Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước và tích cực

4. Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm sóat được nội bộ

5. Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi đàm phán

6. Tóm tắt thường xuyên

7. Liệt kê những điểm cần giải thích và những điểm đã hiểu

8. Tránh dùng những ngôn ngữ yếu

9. Không chỉ trích bên kia. Tìm ra những điểm chung của cả 2 bên để đi đến thỏa thuận

10. Tránh chọc tức

11. Tránh đưa ra quá nhiều lý do cho đề nghị của mình.

12. Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân.

Bước ngoặt trong quá trình đàm phán thương lượng

Bước ngoặt trong quá trình đàm phán thương lượng

Nếu hai bên cùng có thiện ý hợp tác lâu dài, lúc đó sẽ xuất hiện một khái niệm thường được áp dụng trong trường hợp này, đó là “ba bước ngoặt trong đàm phán”. Theo đó, một cuộc đàm phán nên tiến hành theo ba bước như sau: thẩm định giá cả, thiết lập giá mới và khắc phục chướng ngại. Đây là cách để giúp các nhà tham gia đàm phán nắm được tiến trình cũng như khung chung của một cuộc đàm phán.

Ba bước ngoặt trong đàm phán bao gồm:

Bước ngoặt trong quá trình đàm phán thương lượng

Bước ngoặt trong quá trình đàm phán thương lượng

1. Thẩm định giá cả: đây là giai đoạn đầu tiên trong đàm phán, hai bên tham gia đàm phán sẽ trao đổi với nhau một cách cụ thể và rõ ràng các lợi ích cần thiết của bên mình. Việc thẩm định lại giá cả sẽ giúp thoả mãn các yêu cầu đặt ra của bên đối các cũng như các thế mạnh của họ có khi tham gia đàm phán. Bước quan trọng nhất trong giai đoạn này là phải làm sao nắm bắt và hiểu rõ những yêu cầu thực sự của bên đối tác. Vì vậy kỹ năng tốt nhất nên sử dụng trong giai đoạn này là nên đưa ra nhiều câu hỏi, để từ đó thăm dò được nhu cầu thực sự của họ.

Đây cũng là lúc bạn nên tuỳ theo tình hình và diễn biến của cuộc đàm phán để thẩm định lại những lợi ích vốn có. Khi bạn càng hiểu rõ được mục đích thực sự của đối tác, bạn sẽ càng biết cách nên làm thế nào để đáp ứng được nhu cầu của họ; đồng thời bên đối tác có nắm được các lợi ích vốn có của bạn thì họ mới có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn đưa ra.

Có rất nhiều cách để khiến đối tác không thể nắm được những lợi ích vốn có cũng như các mục đích và yêu cầu đặt ra thực sự của bên bạn, để giúp bên bạn “tung hoả mù” với đối phương, khiến đối phương đi lệch hướng, nhằm giúp thực hiện các mục đích vốn có của bạn. Nhưng tốt nhất, trong giai đoạn này bạn không nên lúc nào cũng tìm cách đánh lạc hướng của đối tác vì như vậy kẻ chịu thiệt cuối cùng chính là bạn.

2. Thiết lập lại giá cả: Đây là giai đoạn giữa của cuộc đàm phán, hai bên sẽ trao đổi qua lại về vấn đề giá cả, đồng thời đắn đo cân nhắc kỹ lưỡng về các lợi ích đạt được của mỗi bên, qua đó tìm hiểu nhu cầu cụ thể của đối tác đặt ra là gì. Nhưng những cam kết đạt được sau đàm phán không hẳn sẽ đem lại cho hai bên những lợi ích tốt nhất, điều đó cũng có nghĩa là, những lợi ích mỗi bên đạt được sẽ không cân bằng nhau. Nếu như đạt được sự cân bằng giữa hai bên tham gia thì các cam kết đạt được sau đàm phán chắc chắn không phải là phương án tốt nhất.

Do vậy, hai bên tham gia đàm phán nên nghĩ ra cách để có thể đạt được một phương án tốt nhất cho cả hai bên, giúp cho cả hai bên tham gia đàm phán đều đạt được lợi ích cao nhất, thao tác này chính là thao tác sẽ được tiến hành trong giai đoạn thiết lập giá mới.
Thiết lập giá mới là một trong những giai đoạn rất dễ bị bỏ qua trong các cuộc đàm phán thương mại. Trong các cuộc đàm phán bình thường, rất ít người tham gia đàm phán có thể quan sát được toàn bộ cục diện đàm phán và đưa ra được những phương án tốt nhất, mang tính sáng tạo và cân bằng nhất về mặt lợi ích đối với hai bên. Điều đó khiến cho các thành viên tham gia đàm phán có cảm giác cuộc đàm phán không được như ý muốn, không có cảm giác mình đã “thắng”, hoặc luôn tồn tại cảm giác vấn đề chưa được hoàn toàn giải quyết. Do đó, việc chọn ra được một phương án tốt nhất đóng vai trò vô cùng quan trọng đến thành công của buổi đàm phán.

3. Khắc phục chướng ngại: Đây là giai đoạn phải vừa đánh vừa giữ trong đàm phán. Tất cả các chướng ngại phát sinh trong đàm phán thường xuất phát từ hai phương diện sau đây:

– Hai bên tham gia đàm phán có những va chạm nhau về lợi ích.

– Bản thân người tham gia đàm phán gặp trở ngại trong việc đưa ra các quyết sách.

Chướng ngại đầu tiên yêu cầu các bên tham gia đàm phán phải dựa theo những nguyên tắc hợp lý, khách quan và công bằng để điều tiết những lợi ích riêng của cả hai. Còn với chướng ngại thứ hai, bên không gặp phải chướng ngại chủ động giúp đỡ bên gặp phải chướng ngại giải quyết để bản thân họ có thể đưa ra được những quyết sách một cách thuận lợi.

Ba khúc ngoặt trong đàm phán là nguyên tắc có thể dùng cho bất kỳ một cuộc đàm phán thương mại nào. Chỉ cần cả hai bên tham gia đàm phán có thể ghi nhớ các bước trình tự kể trên trong đàm phán thương mại, đồng thời tuân thủ một cách có hiệu quả theo các phương pháp thích hợp, thì có thể khiến cho cả hai bên đều giành được thắng lợi, cùng đạt được mục đích cao nhất sau đàm phán.