Tag Archives: quản lý nhân viên

Bí quyết quản trị nhân sự của người Nhật

Bí quyết quản trị nhân sự của người Nhật

Dưới đây là 10 bí quyết trong quản trị doanh nghiệp mà độ tin cậy đã được kiểm nghiệm tại rất nhiều tập đoàn kinh tế lớn của Nhật Bản sau nhiều thập kỷ lớn mạnh trên thương trường.

Bí quyết quản trị nhân sự của người Nhật

Bí quyết quản trị nhân sự của người Nhật

1. Liên tục cải tiến

Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản trị phải không ngừng cải thiện lề lối làm việc của nhân viên trong công ty. Tiến bộ là một quá trình thăng tiến dần dần từ thấp lên cao. Nhà quản trị cần tạo ra một môi trường thuận lợi cho nhân viên của mình thực hiện những cải tiến công việc.

2. Phối hợp giữa các bộ phận

Những người phụ trách các phòng ban, phân xưởng hay chi nhánh phải biết san sẻ trách nhiệm cho nhau. Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác”.
Và một hệ luận rút ra là giới quản trị cấp cao không nên giao phó những công việc quan trọng chỉ cho một phòng ban duy nhất.

3. Mọi người đều phát biểu

Nhà quản trị cần đảm bảo sao cho tất cả thành viên trong công ty đều cùng tham gia đóng góp ý kiến về các vấn đề và cùng học hỏi từ các thành viên khác. Điều này cũng nên áp dụng rộng rãi trong tất cả những cuộc họp và công tác hoạch định hàng năm. Biết nghe quan điểm của mọi người, những người nhà quản trị cấp cao có thể khiến kế hoạch nhận được sự ủng hộ của các nhân viên thực thi chúng, một nhân tố cốt yếu cho thành công của các chương trình cải tiến chất lượng.

4. Đừng la mắng

Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới, Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo và đe dọa trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra, bởi chỉ có như vậy mới bảo đảm các lỗi lầm sẽ được báo cáo ngay và đầy đủ, từ đó có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa của những lỗi lầm đó (trong các chính sách và các quy trình) nhằm sửa đổi cho phù hợp. Trách mắng nhân viên hẳn nhiên sẽ không khích lệ mọi người thông báo với cấp trên những việc sai sót và như vậy cũng khó tìm ra nguyên nhân sâu xa của sai lầm.

5. Làm cho người khác hiểu công việc mình làm

Muốn như thế, các nhà quản trị cần chú ý đến các kỹ năng huấn luyện và thuyết trình. Các nhà quản trị tại tập đoàn điện tử Sony, Nhật Bản, luôn chú trọng việc giúp các nhân viên phát triển kỹ năng diễn giải và trình bày về công việc của mình trước tập thể để họ có được những sự cộng tác đầy đủ và hữu hiệu hơn.

6. Luân chuyển những nhân viên giỏi

Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên. Thông thường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏi nhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài, chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty.

7. Một mệnh lệnh không có thời hạn hoàn thành thì không phải là mệnh lệnh

Nguyên tắc này nhằm để các nhà quản trị luôn luôn phải ra thời hạn hay lịch trình thực hiện công việc. Không xác định giới hạn về thời gian chính là nguyên nhân khiến cho các công việc sẽ ít được hoàn tất hơn.

8. Diễn tập là dịp lý tưởng để huấn luyện các kỹ năng cần thiết

Các nhà quản trị và người trưởng nhóm giám sát thường có rất nhiều buổi thuyết trình và báo cáo và trong chương trình kiểm tra chất lượng thường phải có báo cáo về tiến độ thực hiện công việc. Trong thời gian giữ chức giám đốc điều hành tại Honda, Masao Nemoto luôn khuyến khích các nhà quản trị chú tâm đến việc diễn tập những buổi báo cáo và thuyết trình. Đó là những dịp rèn luyện kỹ năng thuyết trình – thuyết phục và khám phá những vấn đề mới hoặc những thiếu sót của vấn đề.

9. Kiểm tra sẽ vô ích, trừ khi nhà quản trị cấp cao có hành động

Với nguyên tắc này, nhà quản trị phải đề ra được các biện pháp giải quyết thật cụ thể khi có một vấn đề đang cần theo dõi hoặc cần được báo cáo. Một khi đã xác định được vấn đề mà không có hành động gì thì việc kiểm tra cũng chỉ vô ích.

10. Hãy hỏi thuộc cấp “Tôi có thể làm gì cho anh ?”

Ở Toyota hay Mitsubishi, điều này được gọi là “tạo cơ hội để được lắng nghe cấp thấp nhất”. Nếu thuộc cấp có yêu cầu giúp đỡ điều gì, nhà quản trị nên cố gắng thực hiện theo yêu cầu ấy ngay khi có thể. Nói một cách khác, nếu các nhân viên cảm nhận rằng nhà quản trị cấp cao quan tâm và sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ, thì họ sẽ tích cực, lạc quan hơn việc thực thi nhiệm vụ được giao và sẽ có thái độ nghiêm túc hơn đối với những mục tiêu chung mà nhà quản trị đề ra.

Và cuối cùng “Làn sóng văn minh thứ tư” đang hướng các công ty, tập đoàn lớn của Nhật Bản đến việc phá vỡ những chương trình quản lý cũ thông qua việc mở ra những phương pháp mới nhằm tăng cường đầu tư vào sáng tạo, đổi mới các qui trình quản trị lãnh đạo theo yêu cầu của tình hình mới… Có thể nói, tính sáng tạo đang ngày càng có ảnh hưởng lớn và giữ vai trò tiên phong trong cuộc cách mạng quản trị diễn ra ở Nhật Bản kể từ những năm đầu của thiên niên kỷ mới

Bí quyết khích lệ tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên

Bí quyết khích lệ tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên

Hiểu được ý nghĩa của công việc góp phần củng cố động cơ, động lực làm việc nơi mỗi nhân viên. Một trang web chuyên về việc làm ở Mỹ đã lên tinh thần cho nhân viên bằng những lá thư của khách hàng.

Bí quyết khích lệ tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên

Bí quyết khích lệ tinh thần làm việc hiệu quả của nhân viên

1. Giúp nhân viên hiểu ý nghĩa của công việc:

Hiểu được ý nghĩa của công việc góp phần củng cố động cơ, động lực làm việc nơi mỗi nhân viên. Một trang web chuyên về việc làm ở Mỹ đã lên tinh thần cho nhân viên bằng những lá thư của khách hàng.

Những ứng viên đăng hồ sơ tìm việc qua website này, sau khi tìm được việc đã gửi email cám ơn. Chính những câu chuyện người thật việc thật này giúp mọi người thấy được ý nghĩa tốt đẹp mà công việc của mình đã mang đến cho cuộc sống của người khác.

2. Thường xuyên đánh giá, khen thưởng, động viên Đánh giá, khen thưởng và động viên là hoạt động cần có của bất kì doanh nghiệp nào.

Việc đánh giá công việc thường xuyên giúp nhân viên nhận định rõ những mục tiêu nào đã đạt được, mục tiêu nào chưa. Khen thưởng, động viên bằng vật chất và tinh thần giúp duy trì thái độ làm việc tích cực, tăng tính cạnh tranh, xây dựng động lực nơi nhân viên. Sáng tạo các hình thức thi đua, khen thưởng sẽ tạo ra không khí làm việc sôi nổi. Acuity- một công ty dịch vụ tài chính gần 900 nhân viên ở Mỹ đã nghĩ ra cách khen thưởng khác độc đáo. Mỗi năm công ty sẽ lập ra bảng “100 thành tích ấn tượng nhất năm” cho phép mọi phòng ban trong công ty đề xuất, đánh giá, bỏ phiếu và chọn ra những thành tựu ấn tượng nhất mà đội ngũ nhân viên công ty đã đạt được trong quá trình làm việc. Bảng thành tích được phát hành dưới dạng sách và phát miễn phí tận tay là cách mà công ty công nhận thành quả lao động của nhân viên.

3. Cho phép nhân viên dành thời gian theo đuổi các dự án mà họ đam mê

Những dự án cá nhân mang lại luồng sinh khí mới, thúc đẩy tính sáng tạo và đem đến cho nhân viên cơ hội trải nghiệm những điều mới mẻ ngoài những công việc hàng ngày. Atlassian, một công ty phát triển phần mềm ở Úc dành hẳn một ngày trong tháng (từ 2 giờ chiều thứ 5 đến 4 giờ chiều thứ 6) để khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên. Trong khoảng thời gian này, nhân viên công ty có thể gác lại các công việc hàng ngày, bắt tay vào việc phát triển các ý tưởng, các dự án tùy theo sở thích cá nhân nhưng phải liên quan tới việc cải thiện sản phẩm, qui trình làm việc, dịch vụ của công ty. Một buổi thuyết trình ngay sau đó, những nhân viên tham gia chương trình sẽ có một buổi thuyết trình báo cáo kết quả với toàn thể công ty. Từ hoạt động này, Atlassian đã có thêm nhiều dự án hay, đa dạng hóa các sản phẩm phần mềm và tối ưu hóa qui trình làm việc.

4. Tăng cường làm việc nhóm

Tăng cường các hoạt động theo nhóm sẽ tạo nên sự gắn bó, tinh thần hợp tác, chia sẻ giữa các nhân viên trong công ty. Công ty kế toán Ehrhardt Keefe Steiner & Hottman chia nhân viên theo các nhóm nhất định theo khu vực làm việc. Trong các buổi sinh hoạt dã ngoại, thể thao của công ty, mỗi nhóm sẽ thi đấu như từng đội riêng biệt, có tên riêng, đồng phục riêng khẩu hiệu riêng, thậm chí là biểu tượng riêng.

5. Làm hết sức, chơi hết mình

FatWallet, một công ty thanh toán trực tuyến ở Mỹ dành hẳn một ngày mỗi tháng để nhân viên tham gia “ Ngày hội trò chơi” với nhiều môn thể thao trong nhà. Nhân viên có thể tự do đề xuất các môn thể thao hoặc ình muốn tham gia. Phần thưởng cho người thắng cuộc là vé xem các trận đấu thể thao, vé đi chơi công viên giải trí cùng gia đình, bạn bè.

6. Huấn luyện nhân viên suy nghĩ tích cực

Tại cao điểm của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2009, hầu hết nhân viên của công ty 4lmprint- một công ty in ấn đều bị stress nghiêm trọng, tinh thần xuống dốc. Ban lãnh đạo công ty đã tổ chức các lớp học nhằm lấy lại tinh thần làm việc cho toàn bộ 419 nhân viên. Nhân viên tham gia lớp học sẽ được xem các phim tài liêu và thảo luận về những tấm gương vượt khó, nỗ lực vươn lên trong cuộc sống như Lance Amstrong.

7. Tổ chức các hoạt động vì cộng đồng

Một cách khác để “lên dây cót” cho tinh thần của đội ngũ nhân viên là tổ chức những hoạt động tình nguyện vì cộng đồng. Những hoạt động này, vừa thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp vừa đem tới những cảm xúc tích cực cho nhân viên. Công ty có thể tự tổ chức các hoạt động tình nguyện hoặc khuyến khích nhân viên thường xuyên tham gia các đội nhóm tình nguyện bên ngoài.

Bí quyết quản lý nhân sự cho các nhà quản lý

Bí quyết quản lý nhân sự cho các nhà quản lý

 

Nếu tìm được đúng đáp án cho bài toán quản lý nhân sự sẽ đem lại:

Bí quyết quản lý nhân sự cho các nhà quản lý

Bí quyết quản lý nhân sự cho các nhà quản lý

Sự nhiệt tình của nhân viên: Các nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và luôn muốn tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho công ty vì bạn giúp họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty tăng tỷ lệ thuận với lương của họ.

Luôn đi làm với ý thức trách nhiệm cao: Họ ý thức được rằng mỗi ngày lao động của họ đã đóng góp không chỉ cho họ, cho công ty họ mà còn cho sự phát triển của xã hội.

Luôn tin tưởng lẫn nhau: Các nhân viên làm việc với nhau trên tinh thần hợp tác và thân thiện, với sếp là sự tôn trọng giữa nhân viên cấp trên và cấp dưới.

Để việc quản lý nhân sự có hiệu quả, bạn cần tuân thủ những mục tiêu sau:

Công bằng: Khi áp dụng bất kỳ chính sách nào bạn cần phải tìm hiểu xem liệu chúng có phù hợp với nhân viên hay không? Đảm bảo tiền lương, thưởng, thủ tục trả lương và môi trường làm việc phù hợp với tiêu chuẩn luật pháp đưa ra. Cần nhớ rằng nhân viên là cốt lõi của công ty, sẽ chẳng có khách hàng nào đến với bạn nếu như không có sự làm việc của họ. Đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết là đúng nhưng lợi ích của nhân viên cũng cần tỷ lệ thuận theo. Sẽ không ai nghe những gì bạn nói nếu những điều đó không có lợi gì cho họ. Phải luôn luôn nghĩ đến nguyên tắc WIN – WIN (nguyên tắc đôi bên cùng có lợi). Bạn học được nhiều cách quản lý hay từ những công ty nổi tiếng, thành công bạn muốn áp dụng ngay với nhân viên của mình điều đó là sai lầm. Mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng không thể lấy nguyên mẫu của một công ty nào đó mà áp đặt vào công ty mình rồi cho đó là đúng, là tốt cho tập thể. Lợi ích của tập thể không nằm ở cái nhìn của người quản lý mà nằm ở ý kiến, quan điểm của số đông.

Biết cách khuyến khích nhân viên: Khi nhân viên nào đó có đóng góp đặc biệt cho công ty cần có chế độ thưởng và khen ngợi tức thì. Cần tìm ra liệu điều gì sẽ thúc đẩy các nhân viên làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm. Đôi khi bạn nên tổ chức cho mọi người một buổi tiệc nhỏ để giúp giảm bớt căng thẳng và mọi người có cơ hội trò chuyện với nhau nhiều hơn. Tuy nhiên khuyến khích cũng cần đúng cách,  sẽ phản tác dụng nếu như cách khuyến khích nửa vời theo kiểu làm cho có không thật lòng một hai lần khi hiểu rõ về suy nghĩ cách cư xử của bạn nhân viên sẽ  chán nản, chống đối lại.

Thái độ của sếp: Cách cư xử của sếp chính là yếu tố cần thiết để tạo ra thành công. Nếu sếp luôn đối xử với nhân viên dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau với một thái độ tích cực thì sếp sẽ có những nhân viên làm việc năng suất thực sự, nhưng nếu người quản lý có những thái độ tiêu cực gây ức chế cho nhân viên trong quá trình làm việc thì hậu quả sẽ vô cùng tồi tệ.

Phong cách lãnh đạo bất biến theo thời gian

Phong cách lãnh đạo bất biến theo thời gian

Với các nhà lãnh đạo tài năng, họ xây dựng cho bản thân một phong cách chủ đạo nhưng vẫn sử dụng các phong cách còn lại một cách linh hoạt. Ngược lại, các nhà lãnh đạo yếu kém về năng lực luôn có xu hướng chỉ gắn bó với một phong cách duy nhất và phong cách đó thường là Lãnh đạo quyền uy.

Phong cách lãnh đạo bất biến theo thời gian

Phong cách lãnh đạo bất biến theo thời gian

Phong cách lãnh đạo là phương thức và cách tiếp cận của một nhà lãnh đạo để đề ra các phương hướng, thực hiện các kế hoạch và tạo động lực cho nhân viên. Dưới góc nhìn của một nhân viên, phong cách đó thường được thể hiện qua các hành động hoặc rõ ràng hoặc ngầm ý từ lãnh đạo của họ (Newstrom, Davis, 1993).

Vào năm 1939, các nghiên cứu quan trọng về các phong cách lãnh đạo lần đầu tiên được tiến hành bởi Kurt Lewin, người đứng đầu một nhóm các nhà nghiên cứu về các phong cách lãnh đạo khác nhau (Lewin, Lippit, White, 1939). Cho đến nay, nghiên cứu ban đầu này vẫn có tầm ảnh hưởng sâu rộng bởi nó đã tạo nên được ba phong cách lãnh đạo chủ chốt (U.S. Army, 1973):

  • Quyền uy hoặc độc quyền – Các nhà lãnh đạo giao việc và chỉ ra luôn cho các nhân viên của mình cách thực hiện những công việc đó mà không cần lắng nghe những góp ý từ nhân viên.
  • Tham gia đóng góp hoặc dân chủ – Ban lãnh đạo bao gồm một hoặc nhiều nhân viên sẽ thực hiện việc ra quyết định, nhưng các nhà lãnh đạo thường sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.
  • Trao quyền tự do– Lãnh đạo cho phép các nhân viên đưa ra quyết định, tuy nhiên, họ vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

Với các nhà lãnh đạo tài năng, họ xây dựng cho bản thân một phong cách chủ đạo nhưng vẫn sử dụng các phong cách còn lại một cách linh hoạt. Ngược lại, các nhà lãnh đạo yếu kém về năng lực luôn có xu hướng chỉ gắn bó với một phong cách duy nhất và phong cách đó thường là Lãnh đạo quyền uy.

Vậy sử dụng phong cách lãnh đạo nào tốt?

Một nhà lãnh đạo tốt sẽ vận dụng cả ba phong cách trên, tùy thuộc vào những nhân tố cấu thành như người lãnh đạo, các nhân viên, và hoàn cảnh cụ thể. Một số ví dụ được đưa ra là:

  • Áp dụng phong cách quyền uy với một nhân viên mới, người đang bắt đầu học việc. Lúc này, nhà lãnh đạo trở thành một người hướng dẫn có năng lực và tâm huyết. Từ đó, nhân viên mới được tạo động lực để học hỏi thêm kỹ năng. Đây sẽ là môi trường mới mẻ để các nhân viên phát triển.
  • Phong cách Dân chủ nên được áp dụng với một đội nhóm có các thành viên đã nắm rõ công việc. Người lãnh đạo là người hiểu rõ vấn đề tuy nhiên chưa nắm bắt được mọi thông tin để xử lý vấn đề đó. Các nhân viên đều tự biết việc của mình và muốn là một phần của đội nhóm.
  • Phong cách lãnh đạo Tự do được áp dụng trong tình huống một người sếp sở hữu những nhân viên có chuyên môn tốt hơn mình. Bạn không thể làm mọi việc và bản thân mỗi nhân viên cần có toàn quyền quyết định với công việc của họ! Thêm vào đó, điều này còn cho phép bạn nâng cao năng suất làm việc của mình.
  • Sử dụng cả ba phong cách: Thông báo cho nhân viên của bạn rằng quy trình làm việc gặp trục trặc và yêu cầu cấp thiết bây giờ là phải xây dựng một quy trình làm việc mới (Quyền uy). Tham khảo ý kiến của nhân viên để xây dựng một quy trình làm việc mới (Dân chủ). Tin tưởng giao phó công việc cho nhân viên để từng bước tiến hành quy trình làm việc mới (Tự do).

Những nguồn lực ảnh hưởng đến quyết định sử dụng phong cách nào gồm có:

  • Lượng thời gian cho phép
  • Mối quan hệ trong nhóm: tin tưởng tôn trọng hay coi thường bài xích?
  • Ai là người nắm được thông tin – người lãnh đạo, nhân viên hay cả hai?
  • Trình độ của nhân viên và việc bạn hiểu nhiệm vụ đến đâu
  • Xung đột nội bộ
  • Mức độ áp lực của công việc.
  • Kiểu nhiệm vụ: phức tạp hay đơn giản, có hay không có hệ thống?
  • Luật lệ hay quy định ví dụ như luật Lao động hay quy định đào tạo nhân viên,…